Khái niệm “văn phòng không giấy” ở Mỹ

0
2013
Khái niệm “văn phòng không giấy” ở Mỹ
Khái niệm “văn phòng không giấy” ở Mỹ

 

Khái niệm “văn phòng không giấy” đã tồn tại từ cách đây 30 năm khi mà công nghệ và thói quen sử dụng máy tính phổ biến hơn. Đây là một cụm từ phát huy giá trị đích thực khi mà các văn phòng thường xuyên tồn tại chồng giấy in cao ngất, hơn nữa chi phí cho việc in ấn như máy in, giấy in và mực in cũng khá nhiều khi quyết toán hàng tháng.

Việc áp dụng “văn phòng không giấy” diễn ra như thế nào?

Ngày nay, đã có hàng loạt phần mềm hiện đại giúp dân văn phòng tạo, đọc, copy và chia sẻ các văn bản kỹ thuật số. Tuy nhiên, với một số công việc, phần mềm này vẫn không thể thay thế cho giấy in.

Trên thực tế, đối với 1 số việc tại văn phòng, các loại máy scan giúp chuyển các tài liệu thành định dạng số có thể khiến giấy in trở nên vô nghĩa. Điều này được khuyến khích tại các văn phòng của Mỹ việc sử dụng giấy in ở đây đã lên mức báo động, khi mà cây xanh bị đốn hạ ngày càng nhiều và không còn đủ cung cấp cho nhu cầu sản xuất giấy nữa.

Liên tục nhắc nhở việc suy nghĩ kỹ trước khi in (print) trên email và ngay tại máy in
Liên tục nhắc nhở việc suy nghĩ kỹ trước khi in (print) trên email và ngay tại máy in

Những việc làm thiết thực để trở thành “văn phòng không giấy” được các doanh nghiệp Mỹ thực hiện là: Liên tục nhắc nhở việc suy nghĩ kỹ trước khi in (print) tren email và ngay tại máy in, gửi đi những báo cáo và hóa đơn dưới dạng điện tử thay vì dùng giấy in ra như trước. Điều này được nhiều khách hàng và đối tác hưởng ứng.

Để giảm bớt lượng giấy in sử dụng, hầu hết văn phòng đã in những tài liệu buộc phải in trên cả hai mặt giấy, đồng thời sử dụng các thiết bị đa chức năng thay cho các máy in, máy photo đơn năng.

Kết quả của những nỗ lực trên là gì?

Hiện nay, Mỹ là quốc gia đi đầu trong việc tiết kiệm giấy và chủ trương sử dụng giấy tái chế trên toàn đấy nước. Kết quả thu được sau một loạt những nỗ lực tiết kiệm giấy in để trở thành “văn phòng không giấy” là tại ngân hàng PNC, đã có 15% trong 3 triệu khách hàng đồng ý và vui vẻ nhận báo cáo qua email dưới dạng PDF. Hơn thế nữa, 80% các báo cáo nội bộ được sử dụng ở dạng điện tử.