Chọn loại giấy in dùng làm tài liệu lưu trữ tốt

0
1111
Chọn loại giấy in dùng làm tài liệu lưu trữ tốt
Chọn loại giấy in dùng làm tài liệu lưu trữ tốt

Các loại giấy in thích hợp làm tài liệu lưu trữ chia ra làm loại giấy lưu trữ có thời hạn tạm thời và lưu trữ thời hạn vĩnh viễn. Trong đó giấy in lưu trữ tạm thời có thời hạn lưu trữ dưới 30 năm, giấy lưu trữ vĩnh viễn phải có thời hạn bảo quản 30 năm trở lên.

Các loại giấy in hiện nay

Các loại giấy sử dụng trong các có quan, công sở hiện nay là photocopy, giấy dùng máy fax, giấy in laser và in phun. Trong đó, bao gồm giấy tái chế (recycled paper), giấy nhiệt (thermal paper), giấy có độ trường tồn (permanent paper).

Tính chất quy định độ bền của giấy
Tính chất quy định độ bền của giấy

Tính chất quy định độ bền của giấy

Loại giấy được sử dụng thường là giấy mỏng được sản xuất từ bột gỗ. Đôi khi là loại giấy được sản xuất từ bông, lanh, cây gai dầu, và các loại sợi thực vật khác.

Độ bền vật lý của giấy tùy thuộc vào loại và độ dài của sợi giấy. Giấy được làm từ loại sợi dài thường bền hơn loại giấy làm từ sợi ngắn. Giấy tái chế là loại giấy có sợi ngắn, và càng trở nên ngắn hơn sau mỗi lần tái chế lại.

Đánh giá khả năng dùng làm tài liệu lưu trữ của các loại giấy

  • Giấy tái chế

Giấy tái chế là loại giấy được sản xuất lại từ nguyên liệu giấy in đã qua sử dụng chứ không phải từ bột gỗ nguyên sinh. Giấy này khi sản xuất đã được khử mực và đánh lại bột, ngoài ra còn được cho thêm một số thành phần khác để tạo ra loại giấy với chất lượng theo yêu cầu.

Thông thường, giấy chất lượng tốt, bao gồm cả giấy tái chế có thể được sử dụng trong bất kỳ ứng dụng nào không yêu cầu giấy có độ trường tồn, (chẳng hạn như đối với tài liệu có yêu cầu bảo quản ngắn hạn,  giấy nhớ/giấy nhắn, các giấy tờ thông thường khác trong văn phòng và dự thảo văn bản).

Đánh giá khả năng dùng làm tài liệu lưu trữ của các loại giấy
Đánh giá khả năng dùng làm tài liệu lưu trữ của các loại giấy
  • Giấy in nhiệt

Việc sử dụng giấy in nhiệt thường không được khuyến khích. Do loại giấy này thường có chứa BPA-một chất gây hại cho sức khỏe con người khi tiếp xúc. Kèm theo đó, việc dùng giấy này có thể khiến văn bản bị mờ đi trong vài tháng và không giữ được lâu quá 5 năm. Thế nên giấy in nhiệt thường không được dùng trong công tác bảo quản và lưu trữ tài liệu.

  • Giấy có độ trường tồn

Một số loại giấy in được quảng cáo là có độ bền 100 năm có lẽ không được coi là có thể “lưu trữ” hoặc “trường tồn”. Tuổi thọ của giấy phụ thuộc vào liệu loại giấy này có đáp ứng được một số tiêu chuẩn và quy chuẩn về độ bền và cách loại giấy này được lưu trữ.